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论现代秘书应该具备怎样的素质

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现代秘书应该具备怎样的素质
秘书人员应该具备什么样的素质?这是一个包含着许多深层次内容的问题。秘书是专门从事办公室程序工作、协助领导处理政务及日常事务,并为领导决策及其实施提供服务的人员。其活动的主要对象是领导者,根本职能是辅助管理,基本功做方式是处理信息和事务,由于这一工作的重要性,对从业人员也提出了较高的素质要求。尤其在深化改革、扩大开放、推进社会主义现代化事业的新时期,更需要一支政治强、业务精、作风好、纪律严明的秘书队伍。可以说,秘书素质的好坏是造就高素质秘书队伍,推动秘书事业健康发展,保证各项工作正常运转的关键。因此,研究秘书素质问题有着重要的现实意义。
  一、 素质及其对秘书工作的作用
  素质,是指一个人在政治、思想、作风、道德品质和知识、技能等方面,经过长期锻炼、学习所达到的一定水平。它是人的一种较为稳定的属性,能对人的各种行为起到长期的、持续的影响甚至决定作用。

  秘书作为领导身边的参谋、助手,工作的特殊性决定了必须具有较高的素质。首先,高素质是秘书辅助领导贯彻执行好党的路线、方针、政策的可靠保证;其次,高素质是提高秘书部门工作质量和工作效率的重要依托;第三,高素质是建立一支符合时代要求的优秀秘书队伍的需要。秘书人员贴近领导,直接为领导的[本文转载自公文写作网新农村十一五3.15报告述职汇报党建党委组织人事宣传和谐信访廉政演讲竞职文化旅游税-http://www.mishugw.com找文章,到公文写作网新农村十一五3.15报告述职汇报党建党委组织人事宣传和谐信访廉政演讲竞职文化旅游税]工作服务,必须有较高的思想水平和政策水平,过硬的专业能力,高速的办公效率,既能深刻领会党的路线、方针、政策,又能熟悉和掌握本地、本部门的情况,把“上情”与“下情”有机地结合起来,运用现代化办公手段,创造性地开展工作,做好综合服务,才能适应时代要求,充分发挥秘书职能,做好秘书工作。

  二、秘书从业人员的基本素质

  (一)优良的思想政治素质

  1、坚定的政治立场和政治态度。能否坚持正确的政治立场,对于秘书人员来说是十分重要的。尤其是在国际形势纷繁复杂,国内改革逐步深化的今天,秘书人员必须站在党和人民的立场来想问题、办事情。不管在任何情况下,都要在政治上、思想上、行动上与党中央保持高度一致,自觉地贯彻落实党的路线、方针、政策。

  2、较强的政治识别能力。秘书工作有较强的政治性,具备较强的政治鉴别力有利于秘书人员毫不动摇地坚持党的路线、方针、政策,按党的要求做好各项工作;有利于在工作中分清是非,奉公守法;有利于正确对待改革开放中的新情况、新问题,并正确地研究和解决。

  3、较高的遵守纪律的自觉性。纪律具有十分重要的意义,正是依靠铁的纪律,我们的党才能和人民群众万众一心,取得改革、发展、稳定的大好局面,取得政治、经济和社会的全面发展。纪律是我们事业成功的重要保证。就秘书人员而言,纪律是推动一切工作正常运转的根本。由于秘书人员贴近领导,辅助领导工作,所以必须高度自觉的严格要求和约束自己,把自己置于组织合群中的监督之下。

  (二)良好的职业道德

  职业道德是人们从事具体职业活动所应遵守的行为规范,是道德在各行各业的具体表现,充分反映了社会对各行各业的根本要求。各行各业都有自己特定的道德规范,秘书工作也是如此:

  1、热爱祖国,为人忠诚。这既是每个中华人民共和国公民最基本的人生准则和道德规范,也是秘书人员最基本的行为准则。忠于职守,即使忠于党,忠于国家和人民利益的具体表现,也是要为本单位、本机关努力做好工作的要求,这两个方面从根本上是统一的,秘书人员要把他们结合起来。

  2、工作积极,求真务实。服务领导是秘书工作的基本职能。市场经济瞬息万变,令人难以把握,秘书人员要强化主动服务,及时把握经济运行和社会发展变化情况。一要认真为领导决策服好务,做到知情早、晓事快、见事深、谋事准,坚持换位思考,多角度、全方位看问题;二要认真为基层群众服务,转变作风,走出机关,深入基层,听取呼声,做到下情上达,上情下传,互相沟通;三要讲求效率,求真务实。工作要雷厉风行、讲求时效,这种工作作风是我们党一直都在提倡的优良传统。

  3、与人为善,团结友善。秘书工作头绪极多,同上下左右发生联系,涉及面广,往往需要多方面合作共同完成。因此,秘书人员要有团结合作的精神,与各个方面人员搞好团结,到相互配合,步调一致。

  4、谦虚谨慎,平等待人。秘书人员接触机要,接近领导,在人们心目中是领导机关和领导的代言人。他们的言行、道德修养、工作作风往往对群众影响很大。因此,秘书的一言一行、一举一动都要从维护领导机关的威信出发,摆正自己的位置,为领导当好参谋。

  (三)扎实的业务素质

  业务素质是能力的标志,也是其他素质的一种反映,又是各类素质综合发挥作用的重要条件。对于秘书人员来讲,业务素质主要包括以下几方面:

  1、认识事物的能力。

  这种能力是指人们在时间经验基础上,对客观事物的本质和规律能够正确地了解和把握。秘书人员工作综合性强,接触面宽,经常会遇到各种事物和问题,如何去认识和解决需要较强的认识和识别能力。具体讲,需要培养以下几种能力:

  观察感知能力。观察的客观性和观察的敏锐性,准确地掌握住观察的目的、对象与重点、并及时将观察加以升华,形成合乎实际的理性认识,对秘书人员十分重要。秘书只有具备较强的观察感知能力,时时、事事、处处做有心人,善于观察,善于发现容易忽略的“死角”,扑捉政治经济生活中一切有价值的信息,才能变被动服务为主动服务。

  辨别是非能力。秘书人员工作于领导身边,又介于领导和群众之间,在提供信息、综合协调、接待来访、洽谈工作、解决问题等方面,必须明辨是非,处理得当。所谓辨别是非能力就是用辨证唯物主义认识论来观察分析事物,把握事物的本质,从而作出正确的判断。这种能力由秘书本身的政策水平、思维能力以及综合知识、社会阅历等因素决定。

  分析综合能力。分析综合,就是要善于透过现象看本质,从个别的事物中找出他们的内在联系和规律性。秘书人员能否较好地发挥参谋助手的作用,很大程度上取决与分析综合能力的强弱 。因此,秘书要自觉以科学的理论来指导自己的工作,提高思维能力,善于从多种思路、多种方法来探求同一种事物,尽量做到举一反三,触类旁通。

  随机应变能力。秘书承担大量事物性工作,常会出现一些意想不到的情况,这就要求秘书人员要有遇事不慌、处事冷静的应变能力,处理问题既要符合原则,又要机动灵活。

2、语言文字运用能力

  语言文字运用能力包括口头表达能力和文字表达能力。秘书部门是上下左右工作联系的枢纽,信息交汇的中心,使秘书与语言文字结下了不解之缘,秘书必须具备全面而熟练的语言文字运用能力。主要包括以下方面:

  阅读能力。秘书人员要经常处理大量的文字材料,因此必须善于阅读。一是要回精读,如对重要文件或经典著作逐句逐字研究,从字里行间领会其微言大义;二是要能够快读和泛读,如善于大致浏览,领会精神实质,提炼浓缩,摘要主旨。

  视听能力。就是要听话并理解别人的话。秘书人员要善于耐心倾听和正确理解别人的发言,并用清晰简明精练的语言加以复述。

  言谈能力。语言能力是秘书的基本功之一。秘书人员语言能力的基本要求是:鲜明准确,简练明晰,口吃清楚,语速适中,措辞得体,切合身份。

  写作能力。文字表达能力是文秘人员非常重要的基本功。秘书从事各种应用文的写作,要求熟练掌握各种应用文体的写作要领和技巧,迅速准确地撰写出观点正确、内容充实、结构严禁、表达流畅、格式规范、文笔精练的各类应用文。

  技能操作能力。科技的发展和办公自动化的普及对秘书提出更高的要求。它要求秘书人员必须掌握运用现代化先进办公设备的能力。主要包括熟悉计算机操作技术、复印技术、打字技术、录音技术、摄影摄像技术、微缩技术等现代办公手段能够熟练掌握现代办公设备的使用方法。

  3、组织协调社交能力。

  主要包括管理能力、协调能力、社交能力和办事能力。

  管理能力。秘书要为领导出主意、当参谋、搞好工作服务,就要具有较强的管理能力。秘书要充分利用自己接触全面工作机会较多的有利条件,自觉锻炼自己立足全局、综合分析的能力。判断秘书人员管理能力的强弱,在于看他是否能够满足领导工作的客观需要,在对领导交办的事情的处理上,是否能够灵活、果断、雷厉风行、协调得力。

  协调能力。搞好协调是秘书部门的一项经常性工作。秘书人员的协调能力是指在领导的交办下,积极主动地沟通信息,调节关系,统一步调,促进机关工作灵活运行,提高工作效率。一是对上协调,树立全局意识。要站得高,看得远,想得深。二是横向协调,树立商量意识。凡是由秘书部门主办的事情,在酝酿、处理、决策之前,都要注意及时与有关部门协商沟通。三是对下协调,要树立服务意识。在协调中要谦虚谨慎,摆正位置,搞好服务,出好主意。

  社交能力。现代秘书人员经常跟随领导参加一些社会活动或外出联系工作。因而应具有较强的社会活动能力,善于待人接物,真正成为承上启下、协调左右、联系内外的行家。提高这种素质,需要秘书人员不断锻炼自己的社交能力,掌握公关的技能,谙熟人际交往的知识。

  办事能力。秘书人员要埋头苦干、忠诚老实,但绝不是要机械被动。秘书人员所从事的管理事务,都要有秘书人员独立思考,独立完成。秘书虽不必是“专才”,但一定是能文能武、遇事不慌,繁简巨细都能应付的“通才”,具有独立办事能力和组织管理能力。

  (四)健康的心理素质

  秘书的心理素质是决定秘书活动和行为好坏的一个重要因素。秘书工作的职业特点决定了秘书人员必须具备多方面的心理素质。秘书心理素质的好坏,集中表现在秘书的角色意识上,角色意识对于秘书的工作具有指导意义。秘书的角色意识是指秘书个体在社会实践中发展起来的,通过思维、语言为核心的心理活动,对所从事的职业的认识和评价。秘书必须具备如下五个角色意识:

  1、辅弼意识

  辅弼意识主要是指秘书人员应该认识到对领导的辅弼功能,自觉地、心甘情愿地当好领导的参谋助手,演好领导的配角。秘书活动无论从工作方法还是工作内容看,都表现出辅弼管理的特性。秘书人员只有具备了辅弼意识,才能在领导的管理决策过程中,沿着领导工作的方向和目标,根据领导的决策意图,随时选择有效的方法和途径,为领导管理决策提供智力和体力服务,充分发挥秘书人员的参谋助手作用。

  2、信息意识

  对于现代的领导来说,即使掌握准确的信息,是进行科学决策和管理的前提和基础。所谓秘书的信息意识,就是指秘书对信息作用的认识和高潮获取信息的努力程度。秘书具有了信息意识,应能随时根据领导的意图、需求和愿望,通过理发的、合乎逻辑的方式去搜寻各种有鲜度、有价值的信息,及时准确供给领导者在管理决策活动中使用。

  3、效率意识。“效率”原是一个经济术语,即用最少的劳动消费获取最大的经济效益。现在一切工作目的的通用语,效率意识逐渐引入人们的行为规范中,成了衡量新型领导者和现代人才的标准。对秘书来说,效率意识就是他们在为领导提供有效服务时,对其成果大小的超前估价和认识,衡量秘书效率意识的强弱的标准就是看秘书活动成效的优劣。秘书效率意识的强弱程度如何,直接关系到秘书部门甚至领导部门工作效率,因此秘书如果不培养和树立效率意识,要想提高对领导的服务质量,那只能是一句空话。

  4、自我意识。自我意识是人类特有的一种心理现象,是一个人自己对自己的评估和看法。秘书的自我意识,即是秘书个体借助内部语言和思维,对自身状态和心理变化进行感知和控制的一种心理活动,包括三方面内容:一是自我察觉,主要解决“我是一个什么样的人”、“我是怎样做的”问题;二是自称分析,主要解决“我这个人怎么样”、“我是否胜任工作”的问题;三是自称控制,主要解决“我应当一个怎样的人”、“目前我尚须作何努力”的问题。自称意识对秘书角色的扮演是十分重要的,一些工作出色的秘书总是具有很强的自我意识。

  5、创造意识。当代新思想、新总是、新事物层出不穷,秘书人员一个重要的心理素质就是必须具备勇于进取和大胆创新的精神。对秘书来说,创造意识就是要求他们打破旧观念,克服“领导咋说就咋办”的片面认识,充分发挥工作的积极性和创造性,不因循守旧,不墨守陈规,冲破旧框框,提出新见解,订立新章法,采取新行动,更好地发挥他们的主观能动性,实现自我价值。
三、秘书人员素质的培养

  (一)贵在勤奋学习

  学习是提高秘书人员素质的基础环节,也是在当前政治、经济、文化各方面深刻变革过程中,应对新形势、新课题的当务之急。结合秘书工作,要突出抓好三个方面的学习:

  1、努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、江泽民总书记“三个代表”重要论述,以及党的方针、路线、政策,不断提高理论和政策水平。首选要掌握党的基本理论和各方政策。其次要深刻理解理论政策的精神实质,不但要知其然,还要知其所以然。只有这样经过长期的努力,既做到深知熟记,又能在处理问题时融会贯通,才算是真正地做到了理解和掌握,整体素质才能有望提高。

  2、针对办公室工作的需要,学习好经济、科技、管理、法律等专业知识,还要学习与自己工作相关的秘书业务知识。尤其要注意理论与实践的联系,从工作实践中找学问。秘书工作人员每天要和社会各界打交道,只有书本知识而没有实际经验,写文章就必然空发议论,纸上谈兵,处理问题就可能脱离实际,束手无策。因此,学习要全面,要结合自身工作情况。

  3、学习使用现代化办公设备。现在,我们已进入了办公自动化的时代,各种先进办公设备的运用,互联网技术的成熟与发展,大大提高了办公效率,把秘书人员从过去琐碎繁杂的工作方式中解脱出来,也给秘书人员提出了新的课题,作为秘书,必须努力掌握使用现代办公设备的能力,以适应新要求,协助强领导顺利决策,灵活指挥。

  (二)重在实践锻炼

  纸上得来终觉浅,绝知此事要躬行。素质的提高仅靠学习书本是难以完成的,一个称职的高素质秘书人员必须经受实践的锻炼,才能牢固地打好基础,充分发挥参谋、助手作用。

  首选,领导要在实际工作中给秘书人员交任务、压担子,尤其对一些新进秘书部门工作的人员,要在严格要求的前提下,放手把一些重要任务交给他们去办,使他们在艰苦磨炼中缩短“适应期”,迅速成长,早日成熟。这样也有利于秘书部门工作人员的新老交替,以免形成老秘书忙得团团转,新秘书在一旁看的现象,促进新老秘书的共同提高。

  其次,要注意组织秘书人员深入基层,深入实际,了解情况。秘书人员由于长期在机关工作,在领导身边,纸面上的东西掌握较多,而实践经验知道的少,容易出现脱离实际的偏向,因此,要有计划地安排秘书人员到基层,深入到工作一线,了解情况,增长见识。这对于秘书人员增长感性认识,不断提高分析、处理问题的能力,是大有益处的。

  (三)严于管理监督。

  秘书人员要具有较高的素质,除了自身努力之外,离不开工作环境、领导环境和管理三方面的影响。在良好的环境中,其爱锻炼的程度就高,学到的东西 就多,素质也随之提高。因此,要建立一个较好外部环境:

  1、工作环境。秘书部门是各级领导机关的办事机构。作为领导的助手,其工作本身就具有其他部门和人员无法比拟的优越性和受教育的有利条件。秘书人员要充分利用、倍加珍惜这一难得的机会,努力工作,实实在在地学好本领。

  2、领导环境。在影响秘书人员自我提高的诸多外部条件中,最重要的是领导者的作用。首先,领导应高度重视秘书工作和对秘书人员素质的培养。一是既要重视对秘书人员的使用,又要重视对他们的培养;二是要注意启动秘书人员的内在动力,激发他们自我提高的意识。其次,要关心支持秘书人员自我素质的提高,多帮助,多鼓励,为他们创造条件。

  3、管理环境。由于秘书工作环境的特殊,使他们自身不免会产生优越感,因此,对他们必须严格管理,严格监督,实践表明,良好的管理环境与秘书人员的素质培养和提高有直接关系。放松管理和缺乏有力监督,会使一些意志不坚定、思想不健康、作风不端正的秘书人员走上歧途。

  秘书人员素质直接关系到秘书能否完成好本职工作,做好领导的参谋助手,将各项工作落实到实处,促进社会各项事业不断向前发展。造就一支政治强、作风实、业务精、素质高的秘书队伍,是建设社会主义现代化事业的客观要求,也是新时代对我们秘书从业人员提出的一项新课题,是一项长期的任务,秘书工作者要在实践中积极探索,积累经验,逐步提高。


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